Management i en flödeseffektiv IT-verksamhet

Abstract

Detta examensarbete är utfört på uppdrag av Scania IT i Södertälje och utgör sista delen av civilingenjörsprogrammet Innovation, Produktion och Logistik vid Mälardalens Högskola i Eskilstuna. Scania IT genomgår i nuläget en stor förändring i arbetssätt och struktur med målet att bli en mer flödeseffektiv IT-verksamhet. För att detta ska lyckas krävs det att Management tydligt styr verksamheten mot detta mål samt att alla involverade stöder denna verksamhetsstrategi. Syftet med omorganiseringen är att man snabbare och effektivare ska möta kundens krav. Det problem som Scania IT upplever idag är för låg leveranssäkerhet eftersom rätt funktionalitet inte levereras i rätt tid till rätt kostnad. Syftet med detta examensarbete är att undersöka hur Management inom Scania IT ska agera i en flödeseffektiv IT-verksamhet samt hur de kan skapa förutsättningar så att team kan bidra till flödeseffektivitet. Med Management i detta fall åsyftas chefer med personalansvar samt projektledare. Målet är att stödja Scania IT i sitt arbete mot en flödeseffektiv IT-verksamhet. Examensarbetet grundas på informationsinsamling i form av litteraturstudier inom områdena flöde, Management, Lean och IT. Detta för att ge en grund till lösningen av problemet samt för att få en förståelse för områdena och dess centrala begrepp. Problemförståelsen resulterade i en analysmodell som utarbetades från litteraturstudien samt utefter de frågeställningar som ska examensarbetet ska besvara. Analysmodellen konkretiserar och visualiserar problemförståelsen från två perspektiv då en antagande utgångspunkt är att team och Management besitter god kunskap i hur styrningen sker idag samt hur den kan förbättras för att bidra till flödeseffektivitet i hela verksamheten. Därefter utfördes intervjuer som kategoriserades utifrån de två perspektiven. Intervjuerna utfördes till största del inom Scania IT men även på andra företag. Den insamlande informationen från litteraturstudien och intervjuerna sammanställdes och analyserades. Intervjuerna resulterade i ett antal oprövade påståenden som kategoriserades efter analysmodellen för att identifiera mönster och samband. Det resulterade i tio hypoteser som återigen kopplades till informationsinsamlingen för verifiering och förankring. Ett antal slutsatser drogs från de relevanta hypoteserna och ett par genomgående punkter identifierades. Dessa punkter ligger till grund för de slutliga rekommendationerna för hur Management ska agera i en flödeseffektiv IT-verksamhet. Slutsatsen är att helhetssyn, ständiga förbättringar, standardiserade arbetssätt, kultur och kundfokus ska genomsyra hela verksamheten. Management ska bryta ner dess innehåll på alla nivåer för att främja en lärande organisation som är en förutsättning för flödeseffektivitet. Management ska agera utifrån dessa rekommendationer så att förutsättningar skapas för team att bidra till flödeseffektivitet.

This master thesis is written on behalf of Scania IT in Södertälje and is the final part of the master program in engineering, Innovation, Production and Logistics, at Mälardalen University in Eskilstuna. Scania IT is currently going through a major change in structure and focus with the aim of becoming a more flow-efficient IT organization. For this to be successful, it requires Management to visualize the goal so that everyone involved supports the new business strategy. The purpose of the reorganization is to meet customer needs in a faster and more efficient way. The problem Scania IT experiences today is too low delivery precision since the right functionality is not delivered at the right time to the right cost. The purpose of this master thesis is to examine how Management at Scania IT should operate in a flow efficient IT organization and to create opportunities for teams to contribute to flow efficiency. In this context, Management is defined as Managers with staff responsibility and Project Managers. The goal is to support Scania IT in its work to achieve a more flow-efficient IT organization. The thesis is based on data collection through literature studies within the subjects Flow, Management, Lean and IT. This is mainly done to give a theoretical framework and to reach an understanding of the subjects and central concepts. By understanding the problem, an analytical model was developed from the literature study and the main problem statement. The analytical model visualizes the problem statement from two perspectives by the assumption that team and Management possess good knowledge of how the business is controlled today and how it can be improved. Thereafter, interviews were conducted and classified based on the two perspectives. The interviews were mainly conducted within the company but also at other companies. The collected data from the literature study and the interviews were compiled and analyzed. The interviews resulted in a number of unproved statements that were categorized by the analytical model in order to identify patterns and relations. This resulted in ten hypotheses which were referred back to the data collection for verification. A number of conclusions were drawn from the relevant hypotheses and some persistent points were identified. These points form the basis for the final recommendations for how Management should operate in a flow-efficient IT organization. The conclusion is that a holistic view, continuous improvements, standardized work, culture and customer focus should influence the entire organization. Management should break down content at all levels to promote a learning organization, which is a prerequisite for flow efficiency. Management should operate on the basis of these recommendations and guidelines to create conditions for teams to contribute to flow efficiency.